사내업무 협업용 네트워크 담당 PI기획팀 김진우 선임 인터뷰

회사에서 업무를 진행하다 보면 다른 구성원들과 협업한다는 것이 쉽지 않다는 건 누구나 다 알고 있는 사실입니다. 각자 다른 사람들이 모여 개인 마다 담당하는 업무 또한 틀려 여러 사람들이 서로 오해 없이 커뮤니케이션을 하는 것부터 결코 쉬운 일이 아닐 텐데요. 에릭 슈미트 구글 회장은 한 인터뷰에서 “누가 ‘협업’이란 단어를 말하면 평균 45세 직장인들이 함께 둘러 앉아 멋진 취지와 태도로 고상한 대화를 나누는 팀을 연상한다”고 언급하며 협업은 단순히 일을 함께하는 것이 아니라는 점을 시사했습니다. 또한 UC버클리대의 한센(Hanssen)교수는 협업이란 각 이해관계자들이 소통과 협력을 통해 공동의 목표를 달성하고 성과를 창출하는 행동으로 정의하며 협업의 중요성을 강조했습니다. 

다른 한편으로 전문가들은 다양한 매체를 통해 협업을 통해 뛰어난 시너지 효과를 창출할 수도 있지만, 제대로 활용하지 못할 경우 시간, 비용, 자원만 낭비하는 역효과를 가져올 것 이라고 경고합니다. 인터넷 연결, 빅데이터, 사이버·물리적 시스템 연동, AI로 대표되는 다가오는 4차 산업혁명시대에 모든 주체들 간 긴밀한 협력과 노력이 필요하고 모든 이해관계자들간의 협업의 필요성이 대두되면서 그 어느 때보다 협업이 강조되고 있지만 예산상의 제약 및 제한된 기술지원 환경, 시스템 도입 등 여러 기업들이 협업 생태계 조성과 관련하여 더딘 걸음을 하고 있습니다. 

한편 SK㈜C&C는 ‘16년 자기 주도 근무제를 시행하며 구성원들간의 업무 생산성을 높이고 지리적으로 분산되어 있는 구성원들 및 비즈니스 파트너들과의 직·간접적 업무를 효율적으로 수행하여 공동의 목표를 달성하고 성과를 극대화 하기 위해 업무용 소셜 네트워크인 Yammer*를 도입했습니다. 사내에서 효과적으로 커뮤니케이션이 가능하고, 파일을 공유하며 수정하고 일정 또한 확인 가능한 Yammer, 요즘 구성원들에게 인기가 많습니다. 이에 사내 Office365(Yammer)담당자인 PI기획팀 김진우 선임을 만나 좀 더 자세한 이야기를 들어보며 도입 초기부터 구성원들에게 Yammer서비스를 제공하기까지, 또 개인적으로 협업에 대한 개인적인 의견까지 들어보는 시간을 가졌습니다.  

Yammer(야머): 특정 그룹 내의 구성원들끼리 사용할 수 있도록 만들어진 협업 도구이자, 기업용 소셜 네트워크 서비스. 특정 도메인 사용자만 강비할 수 있어 보안적으로 뛰어나며, 페이스북과 트위터 등 흔히 사용하는 SNS와 유사한 형태. 2008년 출시되어 2012년에 Microsoft로 인수되어 현재 Office365제품군에 포함되어 있음

'16년 일 혁신 관점에서 협업의 촉진을 위해 인트라넷 내에 Yammer를 도입하였습니다. 도입 배경과 이유에 대해 설명 바랍니다.

‘16년말 자기 주도 근무제 시행에 따라 구성원들이 원하는 근무 형태를 Self-designed하여 업무를 수행하도록 되었고, 근무 시간이나 장소의 제약이 없도록 가이드 되었습니다. 이에 원격지 근무로 구성원간 업무 연락이나 진행상황 공유를 실시간으로 하기 위한 Tool이 필요하게 되었고 적합한 여러 Tool이 검토 되는 와중에 일정과 업무 진척사항 공유 및 관리, 그리고 효율적 Comm.을 위한 최적의 툴로 Office 365가 도입되었으며 21개 Package중 Yammer, Planner, Skype가 우선 도입이 되었습니다.

'17년에도 계속 운영되고 있는 Yammer, 달라지거나 개선된 부분들은 무엇인가요?

파일 첨부 허용으로 사용 활성화

‘16년 Yammer 가 처음 도입된 후 활용율이 매우 낮은 문제가 있었습니다. 서비스의 활용도는 활성화 된 계정수와 일 접속자 수, 일일 데이터 트래픽 량 등으로 판단하게 되는데 연초 활성 사용자가 전사에 300~400명 수준으로 당사 전체 인원 수의 10프로 수준밖에 되지 않았습니다.

사용율이 낮았던 이유는 Comm. Tool의 주요한 기능이 파일 첨부기능임에도 불구하고 보안상의 이유로 파일을 첨부 할 수 없어 단순 쪽지 기능 외엔 활용 할 수 있는 기능이 거의 없었습니다.

이에 사내 보안관련팀과 협업을 통해 파일보안과 화면 유출, Local PC 접속 차단 등 보안성 검토 작업 후 적정 수준의 보안성 확보 여부를 확인하였으며, 파일 첨부 기능을 오픈 하였습니다. 기능 오픈 이후 기존 동기 대비 사용자수가 360%정도 증가한 결과를 가져오게 되었으며, 현재는 약 1400여명의 구성원이 사용하고 있는 것으로 집계되고 있습니다.

다양한 Trouble Shooting을 통한 기능 지원

파일 첨부 이후 보다 낳은 서비스를 제공하기 위해 다양한 문제를 도출하여 해결하고자 하였으며, 당사의 엄격한 보안 환경에 의한 충돌이 전체 트러블의 대다수를 차지함을 파악하고 개선 하고자 하였습니다. 특정 모바일 디바이스에서 첨부파일이 열리지 않거나 특정 파일확장자가 느리게 열리거나 열리지 않는 등의 문제를 해결하여 사용성을 확보하고자 노력하였습니다. 이에 Yammer 내부에 문서 파일들을 직접 열지 않아도 미리보기의 형태로 문서 내부를 확인 할 수 있으며, 파일 저장공간에 대한 활용, 실시간 동시 편집등의 기능을 서비스 할 수 있게 되었습니다.

전체 검색 기능 업데이트

대화 내용과 파일의 제목 정도만 가능하던 검색의 범위가 Yammer 내 모든 컨텐츠 전체로 확대되었습니다. 실시간 색인으로 서비스 내부에 생성되는 다양한 유형의 컨텐츠에 대해서 바로 확인이 가능하게 된 업데이트 입니다. 그룹 명, 사람, 메모, 파일, #토픽, 링크까지 서비스 내부의 모든 형태의 컨텐츠들을 분류별로 검색할 수 있도록 기능이 업데이트 되었습니다. 이를 통해 서비스 내부에 컨텐츠에 대한 키워드 중심의 분류가 가능하게 되었으며 필요한 정보에 대해 검색이 용이하여 사용자가 쉽게 활용 할 수 있게 된 것이 가장 큰 변화라고 할 수 있습니다. 

Yammer를 통한 사내 구성원들의 Use Case가 있다면 무엇이 있을까요?

구성원들이 자발적으로 생성 및 활용 할 수 있는 온라인 모임 공간으로의 활용 사례가 가장 대표적인 Use Case라고 할 수 있습니다. 이전에는 사내 시스템 내부에 Community를 만들기 위해서는 관련 신청서를 작성하고 구성을 요청할 때까지 기다렸어야 했는데 이제는 그럴 필요 없이 바로 생성 할 수 있습니다..

현재 전사 Yammer서비스 내(Teams 포함)에 240여개 그룹이 생성되어 있으며 약 1,400여명의 구성원이 활성화 되고 있으며, 실제 존재하고 있는 각 단위 WG/Part/팀 에서부터 여러 동호회 등 다양한 그룹 모임이 포함되어 있습니다. 

실제로 가상 조직에서 활용한 사례가 있었는데 바로 당 팀에서 수행한 Cloud 전환 프로젝트가 Yammer를 잘 활용한 대표적인 Case 라고 할 수 있습니다. 기획 조직과 사업수행 조직, 사내 보안팀 담당자 그리고 개별 사내 시스템 운영자 포함 약 50여명이 직/간접적으로 해당 프로젝트의 진행간 자신의 테스트 결과와 의견을 Yammer로 교류하였습니다.

이를 통해 시스템 구축을 담당하는 사업조직은 사내 다양한 시스템 운영자들의 즉각적인 Test결과를 반영하여 시스템을 빠르게 수정해 나갈 수 있었고, 기획 주관 조직은 프로젝트 진행간 식별 되지 않은 돌발 요인들을 다양한 이해 관계자의 Feedback을 수렴하여 발생 가능한 Risk를 줄여나감으로써 성공적인 프로젝트 오픈이 되는데 한 몫을 했다고 할 수 있겠습니다.

“실제 저희 본부장님과 각 팀의 팀장님도 참여 하여서 내부에서 의사결정을 진행 하였기 때문에 실무자들이 업무용 Comm. Tool 로 적극 활용 할 수 있었습니다.”

마지막으로 전사를 대상으로 구성원간의 공유의 광장으로 활용하는 시도들이 있습니다. 전사 CI소통공간과 뉴스스크랩, 사내방송, 블로그 등의 사내 자료들을 Daily로 공유하는 SK주식회사 News Feed, 그리고 HR 정책에 대한 구성원 공유를 진행하는 HR Comm., 자기주도 helpdesk, Teams 사용자 커뮤니티 등이 현재 구성원들에게 좋은 반응을 얻고 있는 것 같습니다.

이 밖에도 다양한 조직에서 활용하고 있는데 향후 Use Case를 종합하여 공유할 예정이오니 앞으로 많은 분들이 관심 가져주시어 다양한 업무에 활용하여 주시길 바라겠습니다. 

Yammer확산 이후 Teams 도입까지 Office 365 담당자로서 어려웠던 점은 무엇이었나요? 그리고 어떻게 극복할 수 있었나요?

Teams를 도입하면서 당사의 업무 환경과 보안 정책에 글로벌 벤더사의 서비스를 맞추는 작업에 많은 시간과 노력이 소요 되었습니다. Customizing이 제약적인 SaaS 서비스를 당사의 보안 요건에 충족하도록 벤더 사인 Microsoft와 함께 씨름해야 했으며, 보안 요건 충족 후에는 당사의 VDI 솔루션 내부에서 안정적인 구동이 가능하도록 VDI 운영 관련팀과 함께 고민해야 했습니다. 이 과정에서 VDI 솔루션과 Teams와의 예기치 못한 충돌로 인해서 두 차례 서비스 오픈을 연기하기도 하였습니다. 

하지만 다양한 노력과 시도 끝에 서비스를 무사히 오픈 할 수 있었는데요. 이 자리를 빌어 관련 담당자분들께 다시 한번 깊은 감사의 말씀을 전하고 싶습니다. 

Yammer 운영 외 PI기획팀에서 올 해 사내 협업을 위해 추진한 과제와 성과는 무엇인가요?

우선 기업용 SNS인 Yammer의 확산과 신규 Comm. Tool 인 Teams 도입과 변화관리를 진행 하였습니다.

연초 CEO께서 신년사에서 천명하신 바와 같이 회사의 Digital Transformation 추진을 위해서 조직간 다양하고 신속한 Collaboration이 요구되고 있습니다만 당사는 여전히 메일/Offline 중심의 보고/회의를 통해 업무를 진행하고 있어 Agility를 높이는 것에 한계가 존재하고 있었습니다.

실제 일반 공통 업무에서 메일의 의존도가 상당히 높은데, 메일이 협업을 하는데는 편리한 도구는 아니거든요. 과제성 업무를 할 때도 문서를 작성해서 보내고 수정사항이 발생하면 고쳐서 주고 받고를 몇 번만 반복해도 메일이 쌓이기 일 수구요. 또한 Sequential 하게 업무가 진행 되는 특성상 메일을 보내놓고 상대방의 답변을 기다리는 과정에서도 Lost Time이 발생하여 전체적으로 업무의 속도가 저하 되는 것을 종종 볼 수 있었습니다.

그래서 외부 상황을 파악 해 본 결과 최근 다른 기업들의 협업 환경은 기업용 메신저, 기업용 SNS 등의 Tool을 활용하여 Agility를 높이는 방향으로 빠르게 진화/발전하고 있으나, 당사의 협업 환경은 Global Trend 대비하여 상대적으로 변화가 늦은 상황이라는 결론에 도달 할 수 있었습니다.

“기업의 협업 환경은 정보의 실시간 공유 확대와 Mobility를 높일 수 있는 방향으로 빠르게 진화, 발전 중!” 

따라서 우리가 일상생활에서 쓰는 페이스북이나 트위터와 같은 개인용 SNS를 기업환경에 적용하여 활용하자는 개념으로 나온 것이 Yammer 인데요. 카카오톡, 라인 같은 개인용 메신저를 기업용으로 적용한 도구를 도입 해서 구성원의 Mobility와 정보공유 그리고 협업의 편의성을 확보하자는 취지로 Teams의 도입을 추진 하게 되었습니다.

실제 Teams의 도입 과정에서 많은 분들을 만났는데 깜짝 놀란 것은 5~6 년 전부터 세계적으로 확산되고 있는 Slack, IBM Verse, Assana 등 실시간 협업 Tool에 대해서 IT업에 종사하는 당사에서 아는 사람이 별로 없다는 것이었습니다. 

폐쇄적인 환경에 OA와 IT Infra를 국한시킬 것이 아니라 회사차원에서 구성원들에게 선택권을 부여해서 본인 업무 상황이나 필요에 따라 자유롭게 쓸 수 있게 다양한 환경을 제공하는 것이 중요한 시점이라고 파악하였습니다. 전쟁터에 나가는 군인에게 활용할 수 있는 무기가 많으면 많을수록 유리할 테니까요.

'사내 협업'이 왜 중요한가요? 그리고 이를 통해 우리 기업은 어떻게 달라질 것으로 기대하나요?

4차 산업혁명으로 새로운 기술들이 도래함에 따라 기존 사업영역을 영위하는 것부터 기업의 존속을 유지하는 것까지 위협을 받고 있다고 생각합니다. 또한 변화와 생존을 위해 Cloud나 AI, Big Data와 같은 새로운 기술들을 빠르게 도입하고 활용할 필요성이 생겼는데, 기존의 방식대로 외부 Reference를 확인하거나 전문가를 찾아보아도 시장에는 없거나 드문 상황이어서 기업이 자체적으로 역량을 결집시키는 방법에 집중하게 되었고 그에 따라 협업의 필요성이 매우 중요해졌다고 생각됩니다.

외부 변화의 가속도가 증가함에 따라 앞으로 우리 회사에서도 협업의 중요성은 더욱 대두 될 것이며 같은 맥락에서 DT의 성공을 위하여 수평적 조직 문화와 구성원의 소통/참여 유도, 조직간 Silo 타파, 형식주의 파괴 등을 통해 협업을 더욱 장려해야 한다고 생각합니다.

이러한 이상적인 협업 환경 속에서 긍정적인 변화로 부서간의 사업정보의 상시 공유가 가능해져 관리의 투명성이 제고 되고, 업무를 지식화하고 재활용 할 수 있어서 빠른 의사 결정과 문제 해결이 가능해지며 마지막으로 기술 Trend 및 정보 공유, 토론을 통해 자연스러운 집단 지성이 발현 되는 모습으로 우리 회사의 모습이 진일보 하지 않을까라는 기대를 갖고 있습니다.

내부 협업뿐만 아니라 필요하다면 외부와의 협업도 적극적으로 모색하여 시간이 오래 걸리고 결정하기 어려운 외부 인사 영입보다 Open Innovation을 통한 협업의 형태가 다양하게 그리고 빠르게 진행될 것 같습니다. 

끝으로 Office365 담당자로써 구성원들에게 하고 싶은 말이 있다면 한 말씀 부탁 드립니다. 

페이스북, 카카오톡, 인스타그램 등의 활용을 통해 이미 많은 구성원 여러분이 SNS 문화, 다양한 피드백을 통한 집단지성 교류에 익숙해져 있을 것이라고 생각합니다.

올해 새롭게 도입된 기업형 SNS 서비스인 Office 365 제품 군의 경험과 활용을 통해 작게는 업무의 생산성을 올리고 크게는 글로벌 선도 솔루션 기업의 서비스에서 시사점을 얻는 등 다양한 장점이 있으니 구성원 여러분의 적극적인 활용을 부탁 드립니다

운영을 담당하는 저희도 안정적인 서비스 제공과 더불어 새로이 도입되는 시스템의 효용을 지속적, 적극적으로 구성원 여러분께 알리고 Guide 하여 업무 시 보다 효율적으로 이용할 수 있도록 적극 지원하도록 하겠습니다. 

감사합니다.